Wohnung vermieten: der Ablauf in fünf Schritten

Eine Wohnung zu vermieten sind fünf Schritte: die Miete festlegen, inserieren, Bewerber prüfen, den Vertrag schließen, übergeben. Bei einer Wohnung in einem normalen Markt dauert das zusammen vier bis acht Wochen.

Die Schritte selbst sind nicht schwierig. Teuer wird es an vier Stellen: bei einer Miete, die über der zulässigen Grenze liegt, bei Fragen im Bewerbungsgespräch, die du nicht stellen darfst, bei Vertragsklauseln, die vor Gericht nicht halten, und bei einer Übergabe ohne Protokoll. Dieser Artikel geht den Ablauf durch und markiert diese vier Stellen.

Schritt 1: die Miete festlegen

Die Miete orientiert sich an der ortsüblichen Vergleichsmiete, und in vielen Städten ist sie nach oben gedeckelt. Wer zu hoch ansetzt, verliert Wochen, wer zu niedrig ansetzt, verliert die Differenz über die gesamte Mietdauer.

Drei Quellen, in dieser Reihenfolge:

Der Mietspiegel deiner Stadt. Viele Kommunen veröffentlichen ihn online. Er ordnet nach Baujahr, Lage, Größe und Ausstattung und liefert eine Spanne, nicht einen Wert.

Vergleichsangebote auf den Portalen. Filtere nach denselben Kriterien und schau, was tatsächlich angeboten wird. Achtung: Das sind Angebotspreise, keine Abschlusspreise. Die liegen oft zwei bis fünf Prozent darunter.

Die Abrechnungen vergleichbarer Einheiten im Haus. Wenn du über die Verwaltung oder über andere Eigentümer an diese Zahl kommst, ist sie die belastbarste.

Wo eine Mietpreisbremse gilt, liegt die Obergrenze bei zehn Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete. Zwei Ausnahmen davon sind für Kapitalanleger relevant: Neubauten, die ab Oktober 2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, und Wohnungen nach einer umfassenden Modernisierung. In beiden Fällen ist die Miete frei vereinbar. Dazu kommt der Bestandsschutz: Lag die Vormiete bereits höher, darfst du sie weiterverlangen.

Ein Punkt, der beim Erstvermieten oft übersehen wird: Du musst dem Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert mitteilen, auf welche Ausnahme du dich stützt. Ohne diese Auskunft lässt sich die höhere Miete später nicht durchsetzen.

Statt einer festen Miete kannst du eine Staffel oder eine Indexbindung vereinbaren. Was für welchen Fall passt, steht im Artikel zu Staffelmiete und Indexmiete.

Schritt 2: die Anzeige und was hineingehört

Eine Anzeige braucht vier Pflichtangaben aus dem Energieausweis, und der muss bei der ersten Besichtigung unaufgefordert vorliegen. Alles andere ist Handwerk.

Die vier Pflichtangaben: Art des Ausweises, Energiekennwert, wesentlicher Energieträger der Heizung und Baujahr. Bei neueren Ausweisen zusätzlich die Energieeffizienzklasse. Wer ohne diese Angaben inseriert, riskiert ein Bußgeld, das bis in den fünfstelligen Bereich reichen kann.

Was die Anzeige im Übrigen schneller macht:

Zwölf bis fünfzehn Fotos, quer, bei Tageslicht. Jeder Raum einzeln, dazu Bad, Küche, Hausflur und Außenansicht. Ein Grundriss erhöht die Zahl der ernsthaften Anfragen deutlich, weil viele Interessenten ohne ihn gar nicht erst anfragen.

Die Zahlen vollständig. Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten, Kaution, Wohnfläche, Zimmerzahl, Etage, Baujahr, Verfügbarkeit. Jede fehlende Angabe erzeugt eine Rückfrage, und jede Rückfrage kostet Tage.

Ein klarer Satz zur Umgebung. Als Beschreibung formuliert, nie als Ausschluss, das wäre rechtlich heikel: "Ruhige Lage, Bushaltestelle 200 Meter, Supermarkt um die Ecke."

Ein Wort zu Besichtigungen: Einzeltermine dauern länger, liefern aber bessere Gespräche und am Ende die verlässlicheren Mieter. Sammelbesichtigungen sparen Zeit und erzeugen Konkurrenzdruck, ziehen aber auch Bewerber an, die nur schauen.

Schritt 3: Bewerber prüfen und was du fragen darfst

Du darfst nach allem fragen, was für die Zahlungsfähigkeit und die Nutzung der Wohnung von Bedeutung ist. Alles andere muss der Bewerber nicht beantworten, und auf unzulässige Fragen darf er sogar falsch antworten, ohne dass dir daraus ein Kündigungsrecht entsteht.

Die praktische Unterlage dafür ist die Mieterselbstauskunft. Ein Formular, das der Bewerber freiwillig ausfüllt, und das genau die Punkte aus der linken Spalte abfragt. Die Nachweise, die üblicherweise dazugehören: Gehaltsnachweise der letzten drei Monate, eine Bonitätsauskunft und die Bescheinigung des Vorvermieters über Mietschuldenfreiheit.

Eine Faustregel zur Einordnung: Die Kaltmiete sollte etwa ein Drittel des Nettoeinkommens des Haushalts nicht übersteigen. Bei 950 Euro Kaltmiete sind das rund 2.850 Euro netto. Das ist keine Rechtsregel. Es ist eine Erfahrungsgröße, und sie hilft beim Sortieren.

Zwei Punkte zum Umgang mit den Absagen. Erstens: Du schuldest niemandem eine Begründung. Eine kurze, freundliche Absage ohne Angabe von Gründen ist die sicherste Variante, weil eine gut gemeinte Erklärung schnell nach einem unzulässigen Kriterium klingt. Zweitens: Die Unterlagen der abgelehnten Bewerber löschst du, sobald die Wohnung vergeben ist. Gehaltsnachweise und Bonitätsauskünfte fremder Menschen sind persönliche Daten, und für ihre Aufbewahrung gibt es nach der Entscheidung keinen Grund mehr.

Wenn du an Menschen auf Zeit vermieten willst, etwa an Projektmitarbeiter oder Pendler, gelten teils andere Regeln, vor allem beim Vertrag und bei der Miethöhe. Was dabei zu beachten ist, steht im Artikel zum möblierten Vermieten.

Was du nicht darfst: Bewerber wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität ablehnen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt auch bei der Vermietung, und ein schriftlich dokumentierter Verstoß führt zu Schadenersatz.

Schritt 4: der Mietvertrag und seine vier teuren Klauseln

Ein guter Formularvertrag von einem Haus- und Grundbesitzerverein oder einem Fachverlag reicht für den Normalfall. Teuer wird es dort, wo jemand eigene Klauseln ergänzt oder alte Vorlagen weiterverwendet.

Vier Klauseln, die regelmäßig unwirksam sind:

Starre Fristen für Schönheitsreparaturen. Eine Klausel, die feste Renovierungsintervalle vorschreibt, ohne auf den tatsächlichen Zustand abzustellen, hält vor Gericht nicht. Zulässig sind Richtwerte, die ausdrücklich vom Zustand abhängen.

Schönheitsreparaturen bei unrenoviert übergebener Wohnung. Wer eine Wohnung unrenoviert übergibt und dem Mieter trotzdem die Renovierungspflicht auferlegt, hat eine unwirksame Klausel. Der Mieter muss dann gar nicht renovieren, auch nicht anteilig.

Kleinreparaturklausel ohne Obergrenze. Zulässig ist die Abwälzung kleiner Reparaturen nur mit doppelter Grenze: ein Höchstbetrag je Einzelfall, üblich sind rund 100 bis 120 Euro, und eine Jahresobergrenze, üblich sind sechs bis acht Prozent der Jahreskaltmiete. Fehlt eine der beiden Grenzen, zahlst du alles selbst.

Kaution über drei Nettokaltmieten. Mehr als drei Nettokaltmieten darfst du nicht verlangen, und der Mieter darf in drei gleichen Monatsraten zahlen. Bei 950 Euro Kaltmiete sind das höchstens 2.850 Euro.

Zur Kaution gehört eine Pflicht, die oft vergessen wird: Du musst sie getrennt von deinem Vermögen anlegen, verzinslich, und die Zinsen stehen dem Mieter zu. Ein eigenes Konto bei deiner Bank genügt, es muss nur als Mietkautionskonto geführt sein.

Was sonst in den Vertrag gehört: eine klare Regelung zu Tierhaltung, Untervermietung und der Zahl der Bewohner, dazu die Betriebskostenvereinbarung mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Ohne diesen Verweis kannst du gar keine Nebenkosten umlegen.

Schritt 5: die Übergabe

Die Übergabe entscheidet darüber, ob du beim Auszug beweisen kannst, in welchem Zustand die Wohnung war. Ohne Protokoll gilt im Streitfall der Zustand, den der Mieter behauptet.

In ein Übergabeprotokoll gehören:

Alle Zählerstände mit Zählernummer: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, dazu die Heizkostenverteiler. Die Zahl der übergebenen Schlüssel, nach Art getrennt: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage. Der Zustand jedes Raums, kurz und konkret. "Parkett Wohnzimmer: zwei Kratzer am Fenster" statt "guter Zustand". Mängel, die bereits bestehen, mit Foto. Das schützt beide Seiten. Datum, Uhrzeit, Unterschriften beider Parteien.

Zehn bis fünfzehn Fotos zum Protokoll, mit Datum in der Datei, ersparen im Zweifel eine lange Diskussion. Ein Smartphone reicht dafür vollkommen. Beide Seiten bekommen eine unterschriebene Ausfertigung noch am selben Tag, am einfachsten als Foto oder Scan per Mail.

Was am selben Tag erledigt sein sollte: Zählerstände an die Versorger melden, den Mieter bei der Hausverwaltung anmelden, die Wohnungsgeberbestätigung ausstellen. Letztere braucht der Mieter für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt, und sie ist Pflicht.

Was sich vor der Vermietung zu renovieren lohnt

Eine Wohnung muss sauber, funktionstüchtig und hell sein. Alles darüber hinaus zahlt sich nur in wenigen Fällen aus, und drei Maßnahmen zahlen sich fast immer aus.

Was sich rechnet:

Streichen. Weiße Wände und Decken kosten bei 70 Quadratmetern zwischen 1.200 und 2.000 Euro durch einen Handwerker. Sie heben die Wirkung der Fotos, verkürzen die Suche und rechtfertigen einen höheren Quadratmeterpreis. Von allen Maßnahmen die mit Abstand beste.

Licht. Vorhandene Lampen, saubere Fenster, helle Leuchtmittel. Kostet fast nichts und entscheidet darüber, wie die Wohnung auf den Fotos und bei der Besichtigung dasteht.

Kleinigkeiten, die nach Vernachlässigung aussehen. Eine hakende Tür, eine tropfende Armatur, eine fehlende Silikonfuge. Jedes dieser Details erzeugt bei Interessenten die Frage, was sie sonst noch erwartet.

Was sich selten rechnet:

Eine neue Küche. 6.000 bis 10.000 Euro, die sich über eine Mieterhöhung von vielleicht 50 Euro im Monat erst nach zehn bis fünfzehn Jahren zurückholen. Sinnvoll nur, wenn die Zielgruppe im Markt sonst gar nicht anspringt.

Hochwertige Böden. Ein Vinylboden in guter Qualität hält der Nutzung durch wechselnde Mieter besser stand als Parkett und kostet ein Drittel.

Modernisierungen kurz vor der Vermietung. Steuerlich heikel: Wer innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf zu viel investiert, verliert den sofortigen Abzug. Was sofort abziehbar ist und was über Jahre verteilt wird, steht im Artikel zum Erhaltungsaufwand.

Der Maßstab für jede dieser Entscheidungen bleibt die Zahl aus dem Leerstands-Abschnitt: Was sich in weniger als zwei Wochen zusätzlicher Vermarktungszeit amortisiert, macht man. Was drei Wochen Verzögerung kostet, um 20 Euro Miete mehr zu erzielen, macht man nicht.

Was der Leerstand kostet

Jeder Tag ohne Mieter kostet bei unserer Beispielwohnung 32 Euro. Das ist die Zahl, an der du jede Entscheidung im Ablauf messen kannst.

Dazu kommen die Kosten, die weiterlaufen: das Hausgeld in voller Höhe, weil ohne Mieter niemand die umlagefähigen Anteile übernimmt, und die Rate an die Bank. Bei unserer Beispielwohnung sind das zusammen noch einmal rund 1.500 Euro im Monat.

Die gute Nachricht: In dieser Zeit laufende Kosten sind als Werbungskosten abziehbar, solange du ernsthaft vermieten willst und das belegen kannst. Was dafür nötig ist, steht im Artikel zum Leerstand und seinen steuerlichen Folgen.

Die praktische Konsequenz: Zwanzig Euro weniger Miete im Monat kosten dich im Jahr 240 Euro. Zwei Wochen längere Suche nach dem Mieter, der diese zwanzig Euro mehr zahlt, kosten 443 Euro. Bei einer knappen Entscheidung zwischen einem guten Bewerber heute und einem vielleicht besseren in drei Wochen rechnet sich fast immer der heutige.

Was im ersten Jahr auf dich zukommt

Nach der Übergabe folgen drei Termine, und alle drei haben Fristen.

Die Nebenkostenabrechnung. Du rechnest über einen Zeitraum von zwölf Monaten ab und hast danach zwölf weitere Monate Zeit, die Abrechnung zuzustellen. Versäumst du diese Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen. Grundlage sind die umlagefähigen Anteile aus der Hausgeldabrechnung deiner Eigentümergemeinschaft, die in der Regel erst im Frühjahr kommt. Rechne die Reihenfolge ein, bevor die Frist eng wird.

Die Steuererklärung. Die Mieteinnahmen und die Kosten dagegen gehören in die Anlage V, für jedes Objekt eine eigene. In der Regel entsteht im ersten Jahr ein rechnerischer Verlust, weil Zinsen, Abschreibung und einmalige Kosten zusammenkommen. Der senkt deine Steuerlast auf das übrige Einkommen.

Die erste Mieterhöhung. Frühestens zwölf Monate nach Vertragsbeginn, und dann höchstens bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete. Zusätzlich gilt eine Kappungsgrenze: 20 Prozent in drei Jahren, in angespannten Märkten 15 Prozent. Wer eine Staffel oder einen Index vereinbart hat, braucht diesen Schritt nicht.

Ein organisatorischer Hinweis: Lege für die Wohnung einen eigenen Ordner an, digital oder auf Papier, mit Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Kautionsnachweis, Selbstauskunft und allen Abrechnungen. Beim ersten Mieterwechsel, bei einer Nachfrage des Finanzamts oder bei einem Verkauf sparst du dir damit Tage.

Die drei häufigsten Fehler bei der ersten Vermietung

Die Wohnung wird zu spät inseriert. Wer erst nach dem Auszug des Vormieters anfängt, verliert vier bis sechs Wochen. Der richtige Zeitpunkt ist, sobald die Kündigung vorliegt, mit dem Hinweis "verfügbar ab".

Die Nebenkostenvorauszahlung ist zu niedrig angesetzt. Eine niedrige Vorauszahlung sieht in der Anzeige gut aus und führt ein Jahr später zu einer Nachzahlung von mehreren hundert Euro, die der Mieter nicht erwartet hat. Setze sie an der letzten Hausgeldabrechnung aus, nicht am Wunsch nach einer attraktiven Warmmiete.

Die Bonität wird nicht geprüft, weil der Bewerber sympathisch ist. Der häufigste und teuerste Fehler. Ein Mietnomade kostet zwischen Zahlungsausfall, Räumungsklage und Renovierung schnell einen fünfstelligen Betrag, und die Räumung dauert Monate. Unterlagen anzufordern ist kein Misstrauen, sondern der Normalfall.

Selbst vermieten oder vermieten lassen

Die ehrliche Rechnung: Die erste Vermietung kostet dich zwischen fünfzehn und fünfundzwanzig Stunden, verteilt über vier bis acht Wochen. Danach kommen pro Jahr ein paar Stunden für Abrechnungen, Anfragen und Handwerkerkoordination dazu, bis zum nächsten Mieterwechsel.

Wer das selbst machen will, kann das. Der Ablauf oben ist vollständig, und die Werkzeuge dafür sind alle frei verfügbar.

Bei den Kapitalanlage-Wohnungen, die ich vermittle, läuft dieser Teil aus einer Hand: Vermietung, Mieterauswahl, Vertrag, Übergabe, danach die laufende Verwaltung. Der Grund ist weniger die Zeit als die Wiederholung. Wer im Jahr eine Wohnung vermietet, macht die vier teuren Fehler oben mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit einmal. Wer es hundertmal macht, hat das Protokoll, das Formular und die Prüfliste, an der sie nicht mehr passieren.

Was dabei nicht abgenommen wird: die Entscheidung über den Mieter und über die Miethöhe. Beides sind Eigentümerentscheidungen und bleiben es. Wie die laufende Betreuung abgegrenzt ist, steht im Artikel zur Sondereigentumsverwaltung.

Fazit

Eine Wohnung zu vermieten sind fünf Schritte über vier bis acht Wochen: Miete an der ortsüblichen Vergleichsmiete festlegen und die Mietpreisbremse prüfen, mit Energieausweis-Angaben inserieren, Bewerber über eine Selbstauskunft prüfen und dabei nur die zulässigen Fragen stellen, einen Formularvertrag ohne die vier bekannten unwirksamen Klauseln schließen und mit vollständigem Protokoll übergeben. Die Zahl, an der sich jede Entscheidung dazwischen messen lässt, ist der Leerstand: 32 Euro am Tag, 950 Euro im Monat. Die drei häufigsten Fehler beim ersten Mal sind zu spätes Inserieren, eine zu niedrige Nebenkostenvorauszahlung und eine ungeprüfte Bonität. Alle drei kosten mehr als die Zeit, die ihre Vermeidung gekostet hätte.

Was mit den Einnahmen steuerlich passiert, steht im Artikel zum Versteuern von Mieteinnahmen, was du dagegenrechnen kannst, im Artikel zu den Werbungskosten.

Ob eine Kapitalanlage-Wohnung zu deinem Einkommen passt, klärt der Rechner: acht Fragen, drei Minuten. Am Ende siehst du, was rechnerisch aufgeht, und was dir noch fehlt.