Werbungskosten bei Vermietung: die komplette Liste und wie du nichts verschenkst

Werbungskosten sind alle Ausgaben, die dir durch die Vermietung entstehen, und jeder einzelne Euro davon senkt deine Steuer. Sie werden in der Anlage V von den Mieteinnahmen abgezogen, und was übrig bleibt, wird mit deinem Gehalt verrechnet, ein Verlust genauso wie ein Überschuss.

Bei einer finanzierten Wohnung sind die Werbungskosten in den ersten Jahren regelmäßig höher als die Miete selbst, das Ergebnis ist dann ein steuerlicher Verlust. Genau deshalb entscheidet die Vollständigkeit deiner Liste darüber, wie viel Geld vom Finanzamt zurückkommt: Ein vergessener Posten ist keine Ordnungswidrigkeit, er ist einfach verschenktes Geld. Dieser Artikel liefert die komplette Liste, zeigt die zwei Posten, die fast die ganze Summe ausmachen, und erklärt die Phase, in der die meisten Käufer Abzüge liegen lassen: die Monate zwischen Kauf und erster Miete.

Was Werbungskosten sind und warum sie so viel bewegen

Das Steuerrecht besteuert bei der Vermietung nicht die Miete, sondern das Ergebnis: Einnahmen minus Werbungskosten. Nur dieser Saldo landet auf deinem Einkommen.

Werbungskosten sind dabei alles, was du aufwendest, um die Mieteinnahmen zu erwerben, zu sichern und zu erhalten, so formuliert es das Gesetz. Übersetzt: Jede Ausgabe, die es ohne die Vermietung nicht gäbe, gehört auf die Liste. Es gibt keinen Pauschbetrag und keine Deckelung, abgezogen wird, was tatsächlich anfällt und belegt ist.

Die Wirkung entfaltet sich über deinen Grenzsteuersatz. Bei 42 Prozent holt jeder abgesetzte Euro rund 42 Cent zurück, und weil der Saldo auch negativ sein darf, dreht eine vollständige Liste das Vorzeichen des ganzen Jahres: Aus zu versteuernden Mieteinnahmen wird ein Verlust, der die Steuer auf dein Gehalt senkt. Den kompletten Rechenweg mit Anlage V und Grenzsteuersatz zeigt der Artikel Mieteinnahmen versteuern, hier geht es um das, was in die Rechnung hineingehört.

Zur Einordnung gehört auch die andere Seite: Beim selbst genutzten Eigenheim gibt es diesen Mechanismus nicht. Dieselben Zinsen, dieselben Reparaturen, dieselben Fahrten zum Baumarkt sind dort steuerlich unsichtbar, weil keine Einnahmen dagegenstehen. Das ist einer der strukturellen Unterschiede zwischen Eigenheim und vermieteter Wohnung, die man kennen sollte, bevor man beide Käufe mit derselben Rechnung bewertet.

Die komplette Liste

Die folgende Tabelle sammelt die Werbungskosten, die bei einer vermieteten Eigentumswohnung praktisch vorkommen. Nicht jede Position fällt bei jedem an, aber jede gehört geprüft.

Zwei Hinweise zum Lesen der Tabelle: Beim Hausgeld zählt nur der Teil, der nicht ohnehin über die Nebenkostenabrechnung beim Mieter landet, die Trennung erklärt der Artikel zum Hausgeld im Detail. Und die Instandhaltungsrücklage zählt erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft das Geld tatsächlich ausgibt, nicht schon beim Einzahlen, die Mechanik dazu steht im Artikel zur Instandhaltungsrücklage.

Ein Wort zu den Fahrtkosten, weil sie der am meisten unterschätzte Kleinposten sind: Angesetzt werden 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto, bei Bahn oder Flug die tatsächlichen Ticketkosten. Das klingt nach wenig, summiert sich aber, eine Eigentümerversammlung in 200 Kilometern Entfernung bringt hin und zurück 120 Euro auf die Liste, und wer eine Wohnung außerhalb der eigenen Stadt hält, kommt über Übergaben, Versammlungen und Handwerkertermine schnell auf einige Hundert Euro im Jahr. Voraussetzung ist nur, dass der Anlass der Fahrt die Vermietung war und du ihn notiert hast.

Die zwei Posten, die fast alles ausmachen

So lang die Liste ist, so klar ist die Gewichtung: Kreditzinsen und Abschreibung stellen bei einer finanzierten Wohnung den Löwenanteil der Werbungskosten.

Unsere Beispielwohnung aus dem Steuer-Artikel macht das greifbar: Kaufpreis 300.000 Euro, Gebäudeanteil 250.000 Euro, vermietet für 950 Euro kalt, finanziert mit 280.000 Euro zu 3,5 Prozent. Die Jahresrechnung: 9.800 Euro Zinsen, 7.500 Euro Abschreibung, 1.100 Euro Verwaltung und nicht umlagefähige Kosten. Von 18.400 Euro Werbungskosten entfallen 17.300 auf die zwei Großen, also 94 Prozent.

Der Unterschied zwischen den beiden Großen ist trotzdem wichtig: Die Zinsen kosten dich echtes Geld, die Abschreibung nicht. Sie ist ein reiner Rechenposten, der den Wertverzehr des Gebäudes abbildet, und genau deshalb entsteht das Muster, das die Beispielwohnung zeigt: 11.400 Euro Miete stehen 18.400 Euro Werbungskosten gegenüber, steuerlich ein Verlust von 7.000 Euro, während auf dem Konto nur ein Bruchteil davon fehlt. Bei 42 Prozent Grenzsteuersatz bringt dieser Papier-Verlust rund 2.940 Euro Erstattung im Jahr.

Und die häufigste Verwechslung gleich dazu: Die Tilgung ist keine Werbungskosten-Position. Sie baut dein Vermögen auf, du zahlst dein eigenes Darlehen zurück, und Vermögensaufbau ist steuerlich neutral. Von einer Rate aus 800 Euro Zins und 500 Euro Tilgung sind nur die 800 Euro abziehbar. Die Zinsbescheinigung der Bank weist beides getrennt aus.

Die Kaufphase: vorweggenommene Werbungskosten

Der am häufigsten verschenkte Abzug liegt vor der ersten Miete: Ausgaben zwischen Kaufentscheidung und Erstvermietung zählen als vorweggenommene Werbungskosten, wenn die Vermietungsabsicht von Anfang an bestand.

In dieser Phase sammelt sich mehr, als die meisten denken. Die Notar- und Grundbuchkosten der Grundschuld, sofort abziehbar, wie der Artikel zu den Notarkosten zeigt. Bereitstellungszinsen und die ersten Darlehenszinsen ab Auszahlung, auch wenn noch kein Mieter zahlt. Fahrten zur Besichtigung, zur Übergabe, zum Notartermin. Das erste Inserat, die Bonitätsprüfung des Bewerbers, der Makler für die Mietersuche. Beim Neubau die Fahrten zur Baustellenbegehung und zur Abnahme.

Die Bedingung ist die Vermietungsabsicht, und die belegst du am besten nebenbei: der Kauf über einen Anbieter für Kapitalanlagen, das Vermietungsinserat, der Verwaltervertrag für die Mietverwaltung, die Finanzierungsanfrage mit Vermietung als Zweck. Wer die Wohnung erkennbar zum Vermieten gekauft hat, bekommt die Kaufphase anerkannt, und das erste Steuerjahr wird damit regelmäßig zum stärksten: einmalige Kaufphase-Posten plus volle Zinsen plus Abschreibung ab Anschaffung.

Übrigens gilt der Mechanismus auch in die andere Richtung weiter: Steht die Wohnung später einmal leer, bleiben die laufenden Kosten abziehbar, solange du nachweisbar neu vermieten willst, das Inserat ist auch hier der einfachste Beleg.

Das erste Jahr: die stärkste Anlage V deines Vermieterlebens

Rechnet man Kaufphase und laufendes Jahr zusammen, wird das erste Steuerjahr fast immer zum stärksten, weil sich dort Posten sammeln, die es nur einmal gibt.

An der Beispielwohnung durchgespielt, Übergabe zum 1. Juli: Die Abschreibung läuft ab dem Monat der Anschaffung zeitanteilig, also sechs Monate statt zwölf. Dazu kommen die Zinsen ab Darlehensauszahlung, die einmaligen Finanzierungskosten aus der Notarrechnung, die Fahrten zu Besichtigung, Notartermin und Übergabe und die Kosten der Mietersuche. Selbst mit halber Abschreibung und halber Miete entsteht so regelmäßig der größte Verlust der gesamten Haltedauer, und entsprechend die größte Erstattung.

Zwei Dinge entscheiden darüber, ob dieses Jahr sein Potenzial entfaltet. Erstens die Sortierung der Notarrechnung, wie oben beschrieben: Nur der Grundschuld-Anteil zählt sofort, der Rest gehört in die Abschreibungs-Basis. Zweitens die Dokumentation der Kaufphase, denn Fahrten und Nebenausgaben aus dem Frühjahr sind im nächsten Mai vergessen, wenn sie nirgendwo notiert sind. Ein Zettel im Kaufordner mit Datum, Ziel und Kilometern pro Fahrt reicht dem Finanzamt, kostet beim Schreiben eine Minute und ist bei der Erklärung Gold wert.

Wer nicht auf die Jahres-Erstattung warten will, kann den absehbaren Verlust übrigens als Freibetrag in die Lohnsteuer eintragen lassen. Der Arbeitgeber zieht dann monatlich weniger Lohnsteuer ab, und die Entlastung kommt mit dem Gehalt statt einmal im Jahr mit dem Bescheid. Der Antrag läuft formlos über das Finanzamt und gilt in der Regel für bis zu zwei Jahre.

Sofort abziehbar oder nur über die Abschreibung?

Nicht jede Ausgabe rund um die Immobilie ist eine Werbungskosten-Position im Jahr der Zahlung, die zweite große Weiche trennt Sofort-Abzug von Anschaffungskosten.

Die Grundregel: Was den Kauf selbst betrifft, gehört zu den Anschaffungskosten und wandert über die Kaufpreisaufteilung in die Abschreibung. Das gilt für den Kaufpreis, die Grunderwerbsteuer, den Makler und die Notar- und Grundbuchkosten des Erwerbs. Was dagegen den laufenden Betrieb betrifft, ist sofort abziehbar: Reparaturen, Wartung, Verwaltung, Zinsen.

Eine Falle liegt beim Bestandskauf dazwischen: Wer in den ersten drei Jahren nach dem Kauf mehr als 15 Prozent der Gebäude-Anschaffungskosten in Instandsetzung und Modernisierung steckt, dessen Aufwand wird rückwirkend zu anschaffungsnahen Herstellungskosten und verteilt sich über Jahrzehnte statt sofort zu zählen. Aus einem 30.000-Euro-Abzug in einem Jahr werden dann Raten von einigen Hundert Euro pro Jahr. Beim Neubau stellt sich das Problem nicht, dort gibt es in den ersten Jahren nichts zu sanieren, und die Abschreibung startet ohnehin höher, bis hin zur Sonderabschreibung nach § 7b EStG.

Das Timing: Abflussprinzip und Verteilungswahlrecht

Werbungskosten zählen in dem Jahr, in dem das Geld dein Konto verlässt, das ist das Abflussprinzip, und es macht das Timing zu einem echten Werkzeug.

Wer im Dezember eine größere Reparatur beauftragt und noch im alten Jahr bezahlt, zieht sie im alten Jahr ab. Wer die Zahlung in den Januar legt, verschiebt den Abzug ins neue. Das lohnt ein kurzes Nachdenken, wenn sich dein Steuersatz ändert: Steht im nächsten Jahr eine Gehaltserhöhung an, ist der Abzug dort mehr wert. Fällt das Einkommen, etwa wegen Elternzeit, zählt der Abzug im laufenden Jahr mehr. In Zahlen: Dieselbe 3.000-Euro-Rechnung spart bei 42 Prozent Grenzsteuersatz 1.260 Euro, bei 30 Prozent nur 900 Euro, allein die Wahl des Zahlungsjahres kann also mehrere Hundert Euro ausmachen.

Für größere Erhaltungsaufwendungen gibt es zusätzlich ein Wahlrecht: Sie dürfen bei Wohngebäuden statt auf einmal auch gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden. Das glättet die Wirkung, wenn ein einzelner großer Abzug das Einkommen eines Jahres unter die Schwelle drücken würde, ab der er kaum noch Steuern spart. Ein Beispiel: 20.000 Euro Dachsanierung wirken bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent in einem Jahr, in dem das Einkommen dadurch tief in niedrigere Tarifzonen rutscht, weniger als vier Raten zu 5.000 Euro in vier stabilen 42-Prozent-Jahren.

Eine Ausnahme vom Abflussprinzip gibt es auch: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel, etwa das Hausgeld für Januar, das schon Ende Dezember abgebucht wird, zählen in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Was keine Werbungskosten sind

Zur ehrlichen Liste gehört auch die Gegenliste, denn drei Kandidaten tauchen in Steuererklärungen immer wieder auf und fliegen zuverlässig raus.

Die Tilgung, wie oben gezeigt, sie ist Vermögensaufbau. Die eigene Arbeitszeit: Wer selbst streicht, spart Handwerkerkosten, kann aber keinen Stundenlohn für sich ansetzen, abziehbar ist nur das Material. Und die Kosten der privaten Lebensführung: Der Familienbesuch, der mit einem Blick auf die Wohnung verbunden wird, macht die Fahrt nicht absetzbar, das Finanzamt fragt nach dem Anlass der Reise.

Auch die umlagefähigen Betriebskosten verwirren gern: Du darfst sie ansetzen, musst dann aber die Nebenkosten-Vorauszahlungen des Mieters als Einnahme gegenbuchen. Unterm Strich heben sich beide Seiten weitgehend auf, weshalb der Blick auf den nicht umlagefähigen Teil des Hausgelds der ehrlichere ist.

Ein Sonderfall mit eigener Logik ist die Möblierung: Eine Einbauküche oder mitvermietete Möbel sind eigene Wirtschaftsgüter und werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben, die Küche etwa über zehn Jahre. Nur kleinere Anschaffungen unterhalb der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter zählen sofort im Jahr des Kaufs. Wer möbliert vermietet, führt also neben der Gebäude-Abschreibung eine zweite, kürzere Abschreibungs-Liste, und auch die gehört vollständig in die Anlage V.

Mehrere Wohnungen: je Objekt eine eigene Rechnung

Wer mehr als eine Wohnung vermietet, führt die Rechnung je Objekt getrennt, für jede Immobilie gehört eine eigene Anlage V in die Erklärung.

Das ist mehr als Formsache, denn die Zuordnung entscheidet über die Prüfbarkeit: Jede Rechnung, jede Fahrt, jeder Zins gehört zu genau einer Wohnung. Kosten, die mehrere Objekte gleichzeitig betreffen, etwa der Steuerberater oder die Mitgliedschaft im Eigentümerverband, werden nachvollziehbar aufgeteilt. Am Ende verrechnet das Finanzamt ohnehin alle Ergebnisse miteinander und mit dem Gehalt, der Verlust der neuen Wohnung darf also den Überschuss der abbezahlten alten ausgleichen. Ein sauberes System pro Objekt hält den Aufwand klein, spätestens ab der zweiten Wohnung, und macht jede Rückfrage des Finanzamts zu einer Sache von Minuten statt Tagen.

Belege: die halbe Miete der Anlage V

Der praktische Teil ist unspektakulär und entscheidet trotzdem über das Ergebnis: Jeder Posten braucht einen Beleg, und ein festes System ist verlässlicher als jede Erinnerung.

Bewährt hat sich ein Ordner je Wohnung und Jahr, ob als Mappe oder als Ordner im Postfach. Hinein gehören die Zinsbescheinigung der Bank, die Hausgeld-Jahresabrechnung der Verwaltung, alle Handwerker- und Materialrechnungen, das Fahrtenprotokoll mit Datum und Anlass und die Kaufunterlagen des ersten Jahres, also Notarrechnung, Grunderwerbsteuerbescheid und Kaufvertrag. Mit diesem Ordner ist die Anlage V ein Abend Arbeit statt eines verlorenen Wochenendes, und du musst die Belege nicht mitschicken, nur auf Nachfrage vorlegen können. Abzugeben ist die Erklärung regulär bis Ende Juli des Folgejahres, mit Steuerberater deutlich später, und gerade im ersten Jahr nach dem Kauf ist der Steuerberater sein Honorar meist wert, das übrigens anteilig auch wieder auf der Liste steht.

Fazit

Werbungskosten sind der Hebel, der aus einer vermieteten Wohnung ein Steuerinstrument macht: Alles, was die Vermietung kostet, mindert das zu versteuernde Ergebnis, angeführt von Zinsen und Abschreibung, die zusammen fast die ganze Summe stellen. Die Kaufphase zählt schon vor der ersten Miete, das Abflussprinzip legt den Abzug ins Jahr der Zahlung, größere Erhaltungsaufwendungen lassen sich auf bis zu fünf Jahre verteilen, und die Tilgung bleibt außen vor. Wer die Liste vollständig führt und die Belege sammelt, holt sich Jahr für Jahr einen Teil seiner Kosten über die Steuer zurück.

Alle Zahlen in diesem Artikel sind Beispielwerte. Wie groß der Effekt bei dir ist, hängt an deinem Grenzsteuersatz, deiner Finanzierung und dem Objekt, und genau diese Verbindung entscheidet am Ende, ob sich eine vermietete Wohnung für dich rechnet.

Genau dafür ist der Rechner da: Acht Fragen zu deinen Zahlen, drei Minuten Zeit, und du siehst, ob eine vermietete Wohnung bei deinem Gehalt rechnerisch aufgeht, und was dir noch fehlt.