Instandhaltungsrücklage: wie viel reicht und was sie steuerlich bringt

Auf jedem Exposé steht der Kaufpreis, die Miete und das Hausgeld. Was fast nie darauf steht, ist die Zahl, die darüber entscheidet, ob in drei Jahren eine Rechnung über 12.000 Euro kommt.

Diese Zahl ist der Stand der Instandhaltungsrücklage. Sie steht in der Jahresabrechnung, im Wirtschaftsplan und in den Protokollen der Eigentümerversammlung. Und sie wird beim Kauf öfter überflogen als gelesen.

Was die Rücklage ist und warum sie jetzt anders heißt

Sie ist das gemeinsame Sparkonto einer Eigentümergemeinschaft für alles, was am Gebäude repariert oder erneuert werden muss.

Jeder Eigentümer zahlt mit dem monatlichen Hausgeld einen Anteil ein. Das Geld liegt auf einem Konto der Gemeinschaft und wird verwendet, wenn das Dach, die Fassade, die Heizung, der Aufzug oder die Fenster dran sind. Also für das Gemeinschaftseigentum, nicht für dein Bad und nicht für deinen Bodenbelag.

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 heißt sie offiziell Erhaltungsrücklage. Der alte Begriff Instandhaltungsrücklage steht weiterhin in älteren Verträgen und Abrechnungen, und er wird im Alltag weiter benutzt. Gemeint ist dasselbe.

Der Sinn dahinter ist einfach: Ein Dach hält vierzig Jahre und kostet dann auf einmal viel Geld. Wer nicht anspart, muss diese Summe schlagartig aufbringen, und zwar alle Eigentümer gleichzeitig. Genau das ist der Grund, warum eine gefüllte Rücklage mehr über ein Haus aussagt als ein frisch gestrichener Hausflur.

Wie hoch sie sein sollte

Es gibt keine gesetzliche Mindesthöhe für Wohnungseigentum. Es gibt Faustregeln, und es gibt eine bessere Methode.

Die verbreitetste Faustformel stammt aus der Zweiten Berechnungsverordnung. Sie ist eigentlich für den öffentlich geförderten Wohnungsbau gedacht und wird trotzdem überall zitiert: ein Betrag pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, gestaffelt nach dem Alter des Gebäudes. Je älter das Haus, desto höher der Ansatz.

Diese Formel liefert einen groben Anhaltspunkt, mehr nicht. Sie kennt weder den Zustand des konkreten Hauses noch die anstehenden Maßnahmen.

Die bessere Methode ist die Frage nach dem, was ansteht. Ein Haus mit einer Heizung, die zwanzig Jahre alt ist, braucht eine andere Rücklage als eines mit einer neuen. Eine Anlage mit Aufzug, Tiefgarage und Schwimmbad braucht mehr als ein schlichter Riegel ohne Technik. Wer eine Wohnung kauft, sollte deshalb nicht fragen "ist die Rücklage hoch genug", sondern "was steht in den nächsten zehn Jahren an, und ist das Geld dafür da".

Die Antwort steht nicht in der Formel. Sie steht in den Protokollen.

Was passiert, wenn das Geld nicht reicht

Dann beschließt die Eigentümerversammlung eine Sonderumlage, und du zahlst deinen Anteil.

Eine Sonderumlage ist eine einmalige Zahlung, mit der eine Lücke geschlossen wird. Sie wird mit einfacher Mehrheit beschlossen und gilt dann für alle, auch für die, die dagegen gestimmt haben oder nicht anwesend waren. Wer eine Wohnung mit 200 Quadratmetern in einem Haus mit 1.000 Quadratmetern hat, zahlt ein Fünftel.

Die Höhe hängt an der Maßnahme. Eine neue Heizung, eine Fassadensanierung oder ein Aufzug, der ersetzt werden muss, kommen bei einer einzelnen Wohnung schnell im mittleren vierstelligen bis fünfstelligen Bereich an.

Der wichtigste Punkt für einen Käufer: Eine bereits beschlossene Sonderumlage geht auf dich über, wenn du nach dem Beschluss kaufst. Deshalb gehören die Protokolle der letzten Jahre vor die Unterschrift, nicht danach. Wer im Mai kauft und im März wurde eine Sanierung beschlossen, zahlt mit.

Das lässt sich im Kaufvertrag regeln, wenn man es rechtzeitig weiß. Genau dafür liest man die Unterlagen vorher.

Beim Neubau gibt es sie noch nicht

Eine frisch gebaute Anlage startet mit einer Rücklage von null. Das ist normal und kein Warnzeichen, es verlangt nur eine andere Betrachtung.

In den ersten Jahren passiert am Gebäude wenig. Dafür laufen die Gewährleistungsfristen: Für Bauleistungen sind es in der Regel fünf Jahre, in denen Mängel am Bau nicht von der Gemeinschaft bezahlt werden, sondern vom Bauunternehmen zu beheben sind. Die Rücklage muss in dieser Zeit also noch nichts abfangen.

Aufgebaut wird sie trotzdem von Anfang an, mit einer Zuführung im ersten Wirtschaftsplan. Wer eine neue Wohnung kauft, sollte deshalb nicht auf den Stand schauen, sondern auf die jährliche Zuführung. Ist sie zu niedrig angesetzt, steht das Haus in fünfzehn Jahren ohne Geld da, und das ist dann genau die Konstellation, die weiter unten beschrieben wird.

Ein zweiter Punkt beim Neubau: Vor Ablauf der Gewährleistung sollte die Gemeinschaft das Gebäude fachlich prüfen lassen. Wer Mängel erst danach entdeckt, zahlt sie aus der Rücklage, statt sie beim Bauunternehmen geltend zu machen. Diese Prüfung kostet einen kleinen Betrag und kann eine Sanierung ersparen.

Erhaltung oder bauliche Veränderung: zwei verschiedene Töpfe

Nicht alles, was am Haus gemacht wird, wird aus der Rücklage bezahlt. Und wer das nicht weiß, wundert sich über eine Rechnung, mit der er nicht gerechnet hat.

Das Gesetz unterscheidet zwei Fälle. Erhaltung ist alles, was den bestehenden Zustand bewahrt oder wiederherstellt: ein neues Dach, eine neue Heizung, die Sanierung der Fassade, der Austausch alter Fenster. Dafür ist die Rücklage da.

Bauliche Veränderung ist alles, was darüber hinausgeht und etwas Neues schafft: ein nachträglich angebauter Balkon, Ladepunkte für Elektroautos, eine Photovoltaikanlage, ein zusätzlicher Aufzug, eine Barrierefreiheit, die vorher nicht da war.

Seit der WEG-Reform 2020 sind bauliche Veränderungen leichter zu beschließen als früher. Die Kostenverteilung folgt dabei eigenen Regeln: Im Grundsatz zahlen die, die zugestimmt haben, und nur unter bestimmten Voraussetzungen zahlen alle. Manche Maßnahmen wie eine Ladeeinrichtung kann ein einzelner Eigentümer sogar verlangen und trägt sie dann selbst.

Für dich als Käufer heißt das: Wenn im Protokoll eine große Maßnahme steht, ist die erste Frage nicht, wie teuer sie wird, sondern welcher der beiden Fälle vorliegt. Davon hängt ab, ob das Geld schon da ist, wer zahlt, und ob du überhaupt betroffen bist.

Wo das Geld liegt und wer darauf zugreift

Auf einem Konto der Gemeinschaft, nicht auf dem des Verwalters.

Die Eigentümergemeinschaft ist rechtsfähig, sie hat ein eigenes Vermögen und eigene Konten. Der Verwalter verwaltet dieses Geld, es gehört ihm nicht, und er darf es nicht mit seinem eigenen Vermögen vermischen. Das ist der Grund, warum eine Insolvenz einer Hausverwaltung die Rücklage im Normalfall nicht mitnimmt.

Angelegt werden darf das Geld nur sicher. In der Praxis heißt das Tagesgeld oder Festgeld, keine Wertpapiere. Bei den Zinsniveaus der letzten Jahre verliert die Rücklage dadurch real an Wert, was regelmäßig auf Versammlungen diskutiert wird und woran sich wenig ändern lässt.

Was du dir ansehen solltest, bevor du kaufst: Ob der Rücklagenstand in der Jahresabrechnung mit einem Kontoauszug belegt ist, und ob die Zahl über die Jahre plausibel wächst. Eine Rücklage, die trotz laufender Zuführung stagniert, bedeutet, dass ständig Geld abfließt. Das ist entweder ein sanierungsbedürftiges Haus oder eine Gemeinschaft, die von der Hand in den Mund lebt.

Beim Kauf geht die Rücklage mit über

Sie bleibt beim Objekt, nicht bei der Person. Der Verkäufer bekommt seinen Anteil nicht ausgezahlt, und du zahlst ihn ihm nicht gesondert.

Rechtlich gehört die Rücklage der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht dem einzelnen Eigentümer. Was dir zusteht, ist ein rechnerischer Anteil daran, und der wandert mit der Wohnung zum nächsten Eigentümer.

Praktisch heißt das: Eine Wohnung in einem Haus mit gut gefüllter Rücklage ist mehr wert als eine identische in einem Haus mit leerer. Und deshalb wird der Rücklagenstand in guten Exposés genannt, in den anderen muss man danach fragen.

Was du dabei nicht tun solltest: die Rücklage als Rabatt betrachten. Sie ist kein Guthaben, auf das du zugreifen kannst. Sie ist Geld, das bereits für kommende Reparaturen verplant ist. Ihr Wert liegt darin, dass diese Rechnung nicht zusätzlich auf dich zukommt.

Der Steuer-Punkt, an dem sich die meisten irren

Was du über das Hausgeld in die Rücklage einzahlst, kannst du nicht im selben Jahr von der Steuer absetzen.

Das überrascht viele Vermieter, weil das Hausgeld ansonsten weitgehend absetzbar ist. Bei der Rücklage ist es anders, und der Grund ist logisch: Solange das Geld auf dem Konto der Gemeinschaft liegt, ist noch keine Ausgabe entstanden. Es hat nur den Besitzer gewechselt.

Absetzbar wird der Betrag erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft ihn tatsächlich für eine Erhaltungsmaßnahme ausgibt. Dann kannst du deinen Anteil daran als Werbungskosten geltend machen.

Für dich bedeutet das zweierlei. Erstens: In den ersten Jahren nach dem Kauf fällt dein steuerlicher Abzug beim Hausgeld etwas kleiner aus, als du vielleicht gerechnet hast. Zweitens: In dem Jahr, in dem die große Sanierung läuft, ist er entsprechend größer.

Die Jahresabrechnung deiner Verwaltung sollte diese Aufteilung ausweisen. Wenn sie es nicht tut, ist das ein guter Grund nachzufragen, denn ohne diese Zahl kann dein Steuerberater den Posten nicht sauber zuordnen.

Was beim Kaufpreis mit ihr passiert

Hier liegt ein Detail, das die meisten Käufer nie erfahren, und es betrifft zwei Steuern in entgegengesetzter Richtung.

Bei der Abschreibung geht sie dir verloren. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gehört der Teil des Kaufpreises, der rechnerisch auf die übernommene Rücklage entfällt, nicht zu den Anschaffungskosten des Gebäudes. Er wird also aus der Bemessungsgrundlage für die Abschreibung herausgerechnet. Bei einer gut gefüllten Rücklage mindert das den Betrag, den du jährlich abschreiben kannst.

Bei der Grunderwerbsteuer nützt sie dagegen nichts. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Rücklage nicht von der Bemessungsgrundlage abgezogen wird. Du zahlst also Grunderwerbsteuer auf den vollen Kaufpreis, obwohl ein Teil davon rechnerisch auf ein Guthaben entfällt, das dir nicht gehört.

Diese Kombination ist unbefriedigend, aber sie ist geltende Rechtslage. Was du daraus mitnimmst: Eine sehr hohe Rücklage ist ein echter Vorteil für die Substanz und die kommenden Jahre, aber sie ist kein Steuervorteil. Wer zwei Objekte vergleicht, sollte das wissen, bevor er den Rücklagenstand in die Renditerechnung einbaut.

Und weil das eine Rechenfrage im Einzelfall ist: Diese beiden Punkte gehören zu denen, die man vor dem Kauf einmal mit dem Steuerberater durchgeht, nicht nach der ersten Steuererklärung.

Umlagefähig auf den Mieter? Nein

Die Zuführung zur Rücklage kannst du nicht über die Nebenkosten auf deinen Mieter umlegen.

Die Betriebskostenverordnung zählt auf, was umlagefähig ist: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Versicherung, Hausmeister und einige mehr. Rücklagen für Instandhaltung sind nicht dabei, und Instandhaltung selbst ist es ebenfalls nicht.

Das ist der Grund, warum dein Hausgeld immer aus zwei Teilen besteht: dem umlagefähigen Anteil, den der Mieter über die Nebenkosten trägt, und dem nicht umlagefähigen Anteil, den du selbst zahlst. Die Rücklagenzuführung und die Verwaltervergütung sind die beiden größten Posten im zweiten Teil.

Genau dieser nicht umlagefähige Anteil ist die Zahl, die in vielen Renditerechnungen fehlt. Wer mit dem vollen Hausgeld rechnet, rechnet zu pessimistisch. Wer ihn ganz weglässt, zu optimistisch. Beides führt zu einer Zahl, auf die man sich nicht verlassen kann.

Was beim Verkauf mit ihr geschieht

Nichts, was dir Geld bringt. Dein Anteil bleibt bei der Wohnung.

Das ist der Punkt, an dem die Rücklage sich von einem Sparkonto unterscheidet. Über die Jahre hast du eingezahlt, und beim Verkauf bekommst du davon nichts zurück. Was du bekommst, ist ein Objekt, das durch die gefüllte Rücklage für den Käufer attraktiver ist, und das solltest du im Verkaufsgespräch auch sagen.

Manche Verkäufer versuchen, die Rücklage separat im Kaufpreis auszuweisen. Das kann sinnvoll sein, ändert aber nichts an der Grundlage der Grunderwerbsteuer und ist bei der Abschreibung die Zahl, die herausgerechnet wird. Auch hier gilt: eine Frage für den Steuerberater, keine für den Makler.

Der Fall, der besonders teuer wird

Ein altes Haus mit niedrigem Hausgeld sieht auf den ersten Blick nach einer guten Rechnung aus. Genau das ist die Konstellation, bei der man zweimal hinsehen sollte.

Ein niedriges Hausgeld kann zwei Ursachen haben. Entweder ist das Haus günstig im Unterhalt, weil es klein, neu und ohne Technik ist. Oder die Gemeinschaft spart an der falschen Stelle, weil die Eigentümer die monatliche Belastung gering halten wollen.

Der zweite Fall kommt häufiger vor, als man denkt, und er hat eine nachvollziehbare Ursache. In vielen Häusern wohnen die Eigentümer selbst, oft seit Jahrzehnten, viele im Ruhestand mit fester Rente. Für sie ist jeder Euro Hausgeld eine spürbare monatliche Belastung, und eine Sanierung, die sich erst in zwanzig Jahren auszahlt, ist aus ihrer Sicht keine gute Investition. Also wird niedrig angesetzt und vertagt.

Für dich als Kapitalanleger dreht sich diese Rechnung um. Du denkst in Jahrzehnten, das Gebäude soll in fünfzehn Jahren noch vermietbar sein, und du kannst die Kosten steuerlich geltend machen.

Woran du diese Konstellation erkennst: ein Baujahr vor 1990 ohne erkennbare Sanierung, ein auffällig niedriges Hausgeld, eine Rücklage, die im Verhältnis zur Größe der Anlage klein ausfällt, und Protokolle, in denen dieselbe Maßnahme mehrfach auftaucht, ohne beschlossen zu werden.

Das ist kein Ausschlusskriterium. Es ist ein Preisargument, und es gehört in die Rechnung, bevor verhandelt wird.

Was du vor dem Kauf konkret prüfst

Fünf Dinge, alle aus Unterlagen, die dir zustehen.

Den Stand der Rücklage aus der letzten Jahresabrechnung. Nicht aus dem Exposé, sondern aus dem Dokument.

Die Zuführung pro Jahr aus dem Wirtschaftsplan. Sie zeigt, ob die Gemeinschaft weiter anspart oder nur verwaltet.

Die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen. Dort steht, was beschlossen, vertagt oder abgelehnt wurde. Ein dreimal vertagtes Dach ist eine Rechnung mit Datum.

Das Alter der teuren Bauteile. Heizung, Dach, Fenster, Fassade, Leitungen, Aufzug. Wer das Baujahr kennt und weiß, was wann erneuert wurde, kann die nächsten zehn Jahre grob abschätzen.

Ob es offene Forderungen gibt. Zahlen einzelne Eigentümer ihr Hausgeld nicht, fehlt der Gemeinschaft Geld, und im Zweifel schließen die übrigen die Lücke.

Wer diese fünf Punkte hat, kann eine Wohnung besser einschätzen als jemand, der zweimal besichtigt war.

Fazit

Die Instandhaltungsrücklage, im Gesetz heute Erhaltungsrücklage, ist das Sparkonto der Eigentümergemeinschaft für alles, was am Gebäude ansteht. Sie gehört der Gemeinschaft, wandert beim Verkauf mit der Wohnung und wird dir nie ausgezahlt.

Ihre Höhe allein sagt wenig. Aussagekräftig wird sie erst im Verhältnis zu dem, was in den nächsten Jahren ansteht, und das steht in den Protokollen, nicht in einer Faustformel.

Steuerlich ist sie ein Sonderfall. Die Einzahlung ist noch keine Ausgabe, absetzbar wird sie erst bei der Verwendung. Und der Teil des Kaufpreises, der auf sie entfällt, mindert nach der Rechtsprechung die Abschreibungsgrundlage, ohne dass er bei der Grunderwerbsteuer hilft.

Für die Kaufentscheidung ist sie damit vor allem eines: ein Frühwarnsystem. Eine leere Rücklage in einem alten Haus ist keine Kleinigkeit im Kleingedruckten. Sie ist eine Rechnung, die noch kein Datum hat.

Die Rücklage ist eine von vier Zahlen

Sie sagt dir, was auf dich zukommt. Sie sagt dir nicht, ob die Wohnung insgesamt zu dir passt.

Dafür braucht es drei weitere Zahlen: den Kaufpreis im Verhältnis zur Jahresmiete, deine monatliche Belastung nach Steuern und deinen Grenzsteuersatz. Erst zusammen ergeben sie ein Bild.

Der Rechner unten setzt sie zusammen, in acht Fragen und drei Minuten.